Project reductie leadtime
De leadtime en voorraad met meer dan 50% reduceren met behoud van leveringsbetrouwbaarheid.
Opdracht
Vanwege afnemende klanttevredenheid en toenemende voorraden werd opdracht gegeven voor het reduceren van de leadtime van de orders geproduceerd bij de subcontractors in het Oostblok. Tijdsframe: half jaar.
Uitgangssituatie
Een aantal jaren voor de start van de opdracht is een deel van de productie bij de subcontractors ondergebracht. De (speciale) materialen worden vanuit Nederland toegeleverd. Voor alle producten gold dezelfde leadtime. Deze was gebaseerd op het product met de langste leadtime.
De klant was echter niet tevreden met een leadtime van 13 weken. De vraag in de markt wijzigde regelmatig binnen deze periode. Het aanpassen van de planning verliep uiterst moeizaam. De materialen waren er te vroeg of te laat. Om stilstand te voorkomen besloot de subcontractor naar eigen inzicht orders te combineren op basis van beschikbaar materiaal. De klantontevredenheid, de voorraden en leadtime namen toe.
Plan van aanpak
Op basis van een stakeholdersanalyse is een projectteam geformeerd. Samen met de teamleden is de probleem- en opdrachtstelling nader geanalyseerd:
- De voice of the customer (VOC). Met andere woorden wat is voor de klant een acceptable leadtime en waarom (de 5 W’s)?
- Valuestream mapping. Welke leadtime is voor de productieorganisatie realiseerbaar en wat kan er worden veranderd om het te verkorten?
- Welke informatie moet de productieorganisatie van de klant hebben om de eigen organisatie en die van de leveranciers te sturen?
- Kanban, safety stock, minimum bestelgroottes, etc.?
- Ondersteunt het SAP systeem voldoende en is het eventueel aan te passen?
- Kunnen we de situatie binnen een termijn van een half jaar wijzigen?
- ...
Naar aanleiding van de uitkomst van de analyse is een detail projectplan opgesteld met daarin opgenomen het communicatieplan. De milestones werden opgevolgd en maandelijks werd de voortgang aan de organisatie gepresenteerd.
Resultaat
De leadtime van de hardlopers is teruggebracht naar 6 weken. Er wordt gestuurd op basis van een forecast van de klanten en de subcontractor krijgt wekelijks niet meer materiaal dan noodzakelijk. Hiertoe is het SAP planningsysteem aangepast.
Overall is de voorraad onderhandenwerk en gemiddelde leadtime met meer dan 50% gedaald met behoud van de leveringsbetrouwbaarheid.
Leermomenten
Ondanks de slechte situatie hebben mensen toch nog moeite met veranderingen die tot verbetering moeten leiden. Nauw persoonlijk contact, feedback serieus nemen en het regelmatig presenteren van de vorderingen met blijvend positief resultaat zorgen er uiteindelijk voor dat het project een succes wordt.